Les outils de gestion de projet, un gain de temps précieux

Dans le monde du travail, productivité et gain de temps sont le nerf de la guerre pour booster la rentabilité des projets et comme le dit le vieil adage  » le temps c'est de l'argent » alors pas question de perdre du temps faute d'organisation et le gain de temps c'est exactement la promesse des outils de gestion de projet. 

Comment mettre en place un outil de gestion de projet au sein de mon entreprise ? 

Changer ses habitudes et découvrir un nouvel outil n'est pas toujours bien accueilli par les salariés qui avaient jusqu'ici leurs méthodes de travail qui, même si elles étaient moins  efficaces, leur convenaient bien. 

Nous avons rencontré une agence de com à Nantes qui a mis en place dans sa structure des process de travail articulés autour d'un outil de gestion de projet et voici quelques conseils que nous avons retenus pour aider les salariés à accepter la nouvelle solution et généraliser son utilisation. 

• Les managers sont les premières personnes qui doivent être formées à l'outil
• Les managers doivent être séduits et convaincus afin de véhiculer une image positive auprès des collaborateurs
• Ne pas avoir peur d'organiser une formation de prise en main d'une journée en petits groupes. Peut-être aurez-vous la sensation de perdre du temps à l'instant T mais les gains futurs sont tels qu'il ne s'agit pas d'une perte de temps 
• N'envoyez plus d'emails à vos collaborateurs mais communiquer via le chat du tool. Certains outils s'interfacent avec les messageries les plus populaires comme Slack par exemple.

Quels sont les avantages à utiliser un outil de gestion de projet ?

Outre le gain de temps, ces outils, qu'ils soient des logiciels ou des plateformes SAAS, proposent des fonctions collaboratives particulièrement utiles pour les chefs de projet et les missions collectives. 

Tous les documents peuvent être stockés au sein d'un même projet, ce qui évite de retourner dans ces mails ou son explorateur pour retrouver le brief ou la dernière analyse. 

Enfin, les emails peuvent directement être transformés en tâche, rien de mieux pour éviter les emails qui « passent à la trappe » et se laisser distraire par les mails entrants.